Automatyzacja to w Quandzie czynność, którą aplikacja wykonuje sama na podstawie określonego zdarzenia. Nie musisz przy tym być, nie musisz niczego pamiętać i nie musisz pilnować kalendarza. Raz opisujesz, co ma się stać i w jakich okolicznościach, a Quanda robi to potem zawsze tak samo, osobno dla każdego kontaktu. Ta lekcja da ci mapę: gdzie w Quandzie znajdziesz automatyzacje, z czego się składają i po czym poznasz, że warto je włączyć.

Każda automatyzacja ma trzy części

Niezależnie od tego, czy otworzysz automatyzację w kampanii, w formularzu czy w ankiecie, zawsze wypełniasz trzy rzeczy.

• Warunek, czyli zdarzenie, które uruchamia automatyzację. Na przykład „formularz został wypełniony" albo „odbiorca nie otworzył e-maila".
• Czas, czyli jak długo trzeba poczekać. Podajesz go w minutach, godzinach lub dniach. Zero oznacza natychmiast.
• Akcję, czyli co ma zostać wykonane. Najczęściej dodanie tagu, wysłanie e-maila lub wysłanie powiadomienia.

Gdy zapamiętasz tę trójkę, ustawisz każdą automatyzację w Quandzie, bo ekran wygląda wszędzie niemal tak samo. Każdemu warunkowi nadajesz dodatkowo nazwę, więc po pół roku wciąż będziesz wiedzieć, co jest co.

Gdzie znajdziesz automatyzacje

Automatyzacje nie są jedną funkcją w jednym miejscu, są rozsiane tam, gdzie powstaje interakcja z klientem.

• W prostej kampanii e-mailowej reagujesz na to, co odbiorca zrobił z e-mailem. Otworzył go, nie otworzył, kliknął konkretny link, nie kliknął albo e-maila nie udało się dostarczyć.
• W aktywnym formularzu reagujesz na jego wysłanie. Nowy kontakt oznaczasz tagiem, wysyłasz mu e-mail powitalny i powiadamiasz współpracownika.
• W ankiecie online reagujesz na wypełnienie i na konkretne odpowiedzi. Na ich podstawie segregujesz kontakty tagami.
• W kontaktach automatyzacje działają na samej bazie. Potrafią na przykład uzupełnić datę imienin na podstawie imienia.
• Kampanie urodzinowe i imieninowe są automatyczne same w sobie. Raz je uruchamiasz, a potem po prostu działają.

Cały kurs jest zbudowany dokładnie na tej mapie. Każdy obszar omówimy osobno i pokażemy konkretne ustawienia.

Co warto automatyzować

Dobrą wskazówką jest powtarzalność. Jeśli tę samą wiadomość piszesz co tydzień od nowa do innej osoby, należy ona do automatyzacji. Typowo chodzi o powitanie nowego subskrybenta, potwierdzenie i podziękowanie po wypełnieniu formularza, przekazanie obiecanego pliku, zaproszenie do ankiety po zakupie, życzenia urodzinowe albo przypomnienie dla tych, którzy na coś nie zareagowali.

Druga wskazówka to moment wysyłki. Automatyzacja potrafi wysłać wiadomość wtedy, gdy człowiek jest najbardziej uważny. Pół godziny po kliknięciu, dzień po doręczeniu towaru, godzinę po wypełnieniu formularza. Takiej precyzji nie da się upilnować ręcznie, nawet przy najlepszych chęciach.

Co lepiej zostawić człowiekowi

Automatyzacja nie zastępuje komunikacji, jest jej szkieletem. Nie automatyzuj odpowiedzi na konkretne pytania, rozpatrywania reklamacji ani ofert, które zmieniają się w zależności od sytuacji klienta. Jednorazowe nowości, akcje sezonowe i zaproszenia na konkretny termin należą do zwykłej kampanii, nie do automatyzacji.

Uważaj też na ilość. Gdy kontakt ma włączonych pięć automatyzacji naraz, w ciągu jednego tygodnia może dostać pięć e-maili, a ty nawet nie będziesz o tym wiedzieć. Częstotliwością zajmiemy się w ostatniej lekcji.

Co przygotować wcześniej

Zanim zaczniesz budować, warto mieć gotowe trzy rzeczy. Przemyślany system tagów, bo tag to klej, który łączy poszczególne automatyzacje. Zweryfikowaną domenę wysyłkową, aby automatyczne e-maile rzeczywiście docierały. I wyobrażenie o ścieżce klienta, czyli którędy ludzie do ciebie trafiają i co się z nimi dzieje dalej. Bez tego łatwo zbudować technicznie poprawną automatyzację, której nikt nie potrzebuje.

Za każdym razem, gdy automatyzacja ma wysłać e-mail, potrzebuje do tego e-maila transakcyjnego. To specjalny typ kampanii, który przygotowujesz z wyprzedzeniem i zostawiasz w gotowości. Automatyzacja potem tylko mówi „wyślij ten" i Quanda dostarcza go konkretnej osobie w chwili, gdy spełni warunek. Bez e-maila transakcyjnego nie ustawisz automatyzacji z wysyłką wiadomości, dlatego zaczynamy właśnie tutaj.

Jak utworzyć e-mail transakcyjny

Procedura jest niemal taka sama jak przy prostej kampanii, różni się dwiema rzeczami. Pierwsza różnica: nie wybierasz odbiorców. Tych wskaże dopiero automatyzacja, która wywoła e-mail. Druga różnica: e-maila się nie wysyła, tylko aktywuje. Na ostatniej stronie zamiast sekcji „Wysyłka" znajdziesz sekcję „Aktywacja kampanii". Dopóki nie aktywujesz e-maila transakcyjnego, pojawi się co prawda w automatyzacji, ale nie ma sensu na nim polegać.

Ustawienia i edytor e-maili działają dokładnie tak samo jak w zwykłej kampanii, więc możesz użyć zapisanego szablonu. Jeśli chcesz wysłać ten sam e-mail ponownie do tych, którzy go nie otworzyli, zapisz pierwotną kampanię jako szablon i w e-mailu transakcyjnym po prostu go wczytaj. Masz wtedy pewność, że teksty, obrazki i linki zgadzają się za jednym kliknięciem.

Uważaj na cel przetwarzania danych osobowych. Wybieraj go tak, aby obejmował wszystkie kontakty, do których e-mail ma trafiać. Jeśli kontakt ma inny cel przetwarzania niż ten ustawiony w kampanii, e-mail do niego nie dotrze, a ty będziesz niepotrzebnie szukać błędu w automatyzacji.

Zdarzenia, na które kampania potrafi reagować

W prostej kampanii e-mailowej Quanda śledzi pięć zdarzeń:

• odbiorca otworzył e-mail,
• odbiorca nie otworzył e-maila,
• odbiorca kliknął konkretny link,
• odbiorca nie kliknął konkretnego linku,
• e-maila nie udało się dostarczyć.

Na ostatnie z nich można zareagować wyłącznie przypisaniem tagu, nie wysłaniem e-maila. To ma sens, bo adres już raz zawiódł. Przy kliknięciach wybierasz dodatkowo konkretny link z listy linków, które masz w e-mailu, więc możesz rozróżnić zainteresowanie różnymi produktami. Liczba warunków nie jest ograniczona, do jednego zdarzenia możesz podpiąć tyle warunków, ile potrzebujesz, a wykonują się kolejno według ustawionego czasu.

Jak Quanda liczy czas

To miejsce, w którym najczęściej popełnia się błąd. Przy otwarciu i przy kliknięciu Quanda zna dokładny moment, w którym zdarzenie nastąpiło, i odlicza czas od niego. Gdy ustawisz dwie godziny po kliknięciu, osoba, która kliknęła o ósmej rano, dostanie kolejny e-mail o dziesiątej. Ta, która kliknęła o czternastej, dostanie go o szesnastej.

Przy nieotwartym e-mailu taki moment nie istnieje, bo nic się nie wydarzyło. Dlatego czas liczy się od wysłania pierwotnej kampanii. Gdy ustawisz trzy dni, kolejny e-mail wyjdzie dokładnie trzy dni po rozesłaniu pierwszej kampanii. Ta sama logika obowiązuje przy braku kliknięcia w konkretny link.

Trzy scenariusze, które się opłacają

Najszybszy zysk przynosi ponowna wysyłka do tych, którzy nie otworzyli pierwszego e-maila. Ustawiasz „nie otworzył e-maila", po trzech dniach, wyślij e-mail, i wybierasz e-mail transakcyjny z tą samą treścią. U jednego z klientów całkowity współczynnik kliknięć wzrósł w ten sposób z 5,1 procent do 6,2 procent, czyli mniej więcej o jedną piątą.

Drugi scenariusz celuje w tych, którzy nie kliknęli linku, na którym ci zależy. Przygotuj krótsze przypomnienie z jednym wyraźnym linkiem i licz się z tym, że dostaną je zarówno osoby, które e-maila nie czytały, jak i te, które go przeczytały i nie kliknęły.

Trzeci scenariusz nagradza zainteresowanie. Gdy ktoś kliknie link do konkretnego produktu, wyślij mu w ciągu trzydziestu minut rozszerzoną ofertę. Zainteresowanie jest świeże, a e-mail przyjdzie w chwili, gdy odbiorca naprawdę o tym myśli.

Życzenia urodzinowe to jedna z niewielu wiadomości, które ludzie naprawdę chętnie dostają. Niczego nie sprzedają, po prostu sprawiają radość, i właśnie dlatego działają. W Quandzie istnieją do tego dwa osobne typy kampanii, „Życzenia urodzinowe" i „Życzenia imieninowe". Budujesz je raz, a potem po prostu działają. Każdego dnia sprawdzają twoje kontakty i temu, komu dziś zgadza się data, wysyłają e-mail.

Bez daty nic się nie wyśle

Obie kampanie opierają się na jednym polu przy kontakcie. Kampania „Życzenia urodzinowe" kieruje się polem „Data urodzenia", kampania „Życzenia imieninowe" polem „Data imienin / rocznicy". Jeśli pole jest puste, kontakt w kampanii po prostu nigdy nie przyjdzie na swoją kolej, nawet jeśli ma właściwy tag.

Przy większej bazie dat nie da się uzupełniać ręcznie, rozsądniejszy jest import zbiorczy. Obsługiwane formaty daty to 01.01.2019 lub 1.1.2019, więc sformatuj wcześniej kolumnę w arkuszu.

Jak zbiorczo uzupełnić datę imienin

Dla polskich imion datę imienin da się wyliczyć. Quanda oferuje do pobrania tabelę z imionami i datami imienin, a cały proces zajmie ci około kwadransa.

• Wyeksportuj wszystkie kontakty z Quandy przez „Kontakty / Zbiorczy eksport kontaktów".
• Otwórz pobrany plik z imieninami i na drugim arkuszu wczytaj wyeksportowane dane z CSV. W kreatorze wybierz kodowanie Unicode UTF-8, a jako separator przecinek.
• Do kolumny „Data imienin / rocznicy" wstaw formułę =WYSZUKAJ.PIONOWO(B2;imieniny;2;0) i skopiuj ją aż do ostatniego imienia.
• Tam, gdzie pojawi się komunikat o niedostępnej wartości, brakuje imienia albo jest zapisane z literówką. Usuń takie wartości z kolumny, inaczej import by się nie powiódł.
• Zapisz plik jako CSV i zaimportuj go z powrotem. Przy parowaniu wybierz tylko główny e-mail i datę imienin oraz ustaw pierwszeństwo importowanych kontaktów.

Automatyzacja kontaktów uzupełni datę sama

Druga droga to zostawić to Quandzie. Automatyzacja kontaktów potrafi przy każdym kontakcie, który ma wypełnione imię w polu „Imię", sama uzupełnić datę imienin. Przy nowych kontaktach ustaw automatyzację na zdarzenie „utworzono nowy kontakt", dzięki czemu każda nowo pozyskana osoba ma datę imienin od razu.

Przy kontaktach, które już masz w Quandzie, potrzebujesz zdarzenia „zmieniono istniejący kontakt". Aby się uruchomiło, przy kontaktach musi zajść jakaś zmiana. Wystarczy zbiorczo je wyeksportować i ponownie zaimportować, przy parowaniu wystarczy sam główny e-mail. Faktycznie nic się nie zmieni, ale dla Quandy jest to edycja i automatyzacja ruszy. Jeśli masz podpięty CRM, wystarczy ponownie wyeksportować kontakty do Quandy. Automatyzacje kontaktów nie są dostępne we wszystkich pakietach, zakres sprawdzisz na stronie z cennikiem.

Tworzenie kampanii krok po kroku

W górnym menu w części Kampanie e-mailowe wybierz „Utwórz nową kampanię", nadaj jej nazwę i kliknij „Utwórz" przy odpowiednim typie. Na stronie Ustawienia wybierz język tekstów pomocniczych i ewentualnie zaproś współpracowników. Tych pozycji po uruchomieniu kampanii już nie zmienisz.

Na stronie odbiorców wybierasz jeden lub więcej tagów. W kampaniach urodzinowych i imieninowych tag nie określa listy adresatów, jedynie wyznacza grupę, w której codziennie sprawdzana jest data. Dodając lub usuwając tag, możesz więc zmieniać grupę nawet wiele miesięcy po uruchomieniu. Wypisane kontakty Quanda sama wyklucza z wysyłki.

E-mail przygotowujesz tak samo jak w prostej kampanii i koniecznie wstaw do niego zwrot do odbiorcy. W e-mailu testowym zamiast imienia zobaczysz tylko znacznik personalizacji, konkretny zwrot uzupełni się dopiero przy prawdziwej wysyłce. Na stronie Wysyłka wybierz dzień i godzinę pierwszych życzeń. Jeśli wybierzesz godzinę czternastą, Quanda będzie codziennie o czternastej przeglądać wybrane kontakty i przy zgodności daty wyśle życzenia.

Co obserwować po uruchomieniu

Statystyki tych kampanii są kumulacyjne. E-maile wychodzą na bieżąco pojedynczo, więc liczby w przeglądzie stopniowo rosną za wszystkie wysyłki łącznie. Obserwuj przede wszystkim liczbę dostarczonych wiadomości i współczynnik otwarć. Niska wartość bywa znakiem, że przy kontaktach masz bezsensowne daty, na przykład pierwszy stycznia u wszystkich, którzy nie podali daty urodzenia.

Aktywny formularz na stronie zbiera adresy e-mail, ale sam w sobie jest tylko drzwiami. To, co ciekawe, zaczyna się w chwili, gdy ktoś formularz wyśle. Właśnie do tego zdarzenia podpina się w Quandzie automatyzacje. Warunkiem każdej z nich jest wysłanie formularza, więc nie musisz łamać sobie głowy nad wyborem wyzwalacza. Zajmujesz się tylko tym, co ma się stać potem i po jakim czasie.

Tag jest obowiązkowy i to dobrze

Gdy tylko formularz zostanie wysłany, kontakt pojawia się na twojej liście w Quandzie. Aby dało się z nim dalej pracować, musi być oznaczony, dlatego dodanie tagu to jedyna obowiązkowa automatyzacja. Ustawiasz ją tak: Dodaj nowy warunek, nazwij automatyzację, Uruchom gdy „Formularz został wypełniony", Ustaw akcję „Dodaj tag", zaplanuj czas w minutach, godzinach lub dniach.

Nazwę tagu wybieraj według źródła, nie według treści. „Strona stopka newsletter" albo „Lead magnet checklista" powie ci za rok znacznie więcej niż ogólne „Zainteresowani". Po takim tagu łatwo poznasz, który formularz na stronie naprawdę przyprowadza kontakty, a który tylko zajmuje miejsce.

E-mail powitalny zaraz po wysłaniu

Druga akcja to wysłanie e-maila do nowego kontaktu. E-mail musisz wcześniej utworzyć i aktywować w e-mailach transakcyjnych, jak pokazaliśmy w drugiej lekcji, a potem w automatyzacji po prostu wybierasz go z listy. Ustawienie jest takie samo jak przy tagu, tylko jako akcję wybierasz „Wyślij e-mail".

Przy e-mailu powitalnym wybieraj czas zero albo kilka minut. Człowiek właśnie wysłał formularz, ekran ma jeszcze przed sobą i czeka na e-mail. Tutaj też dotrzymujesz obietnicy. Jeśli formularz oferował e-booka, poradnik albo kod rabatowy, ich miejsce jest w tej wiadomości, nie tydzień później.

Powiadomienie dla współpracownika i zbiorcze podsumowania

Trzecia akcja to wysłanie powiadomienia. Różnica względem zwykłego e-maila tkwi w adresacie: nie idzie na zewnątrz do klienta, tylko do wewnątrz firmy. Treść powiadomienia znowu przygotowujesz jako e-mail transakcyjny, a w automatyzacji wybierasz „Wyślij powiadomienie".

Docenisz to przy formularzach, w których liczy się czas. Zapytanie ofertowe, prośba o spotkanie albo zapis na seminarium. Handlowiec dowie się o nowym kontakcie w ciągu minuty i nie musi niczego pilnować w aplikacji. Jeśli nie ustawisz powiadomień o pojedynczych kontaktach, możesz otrzymywać zbiorcze podsumowanie dla menedżera formularza. To przydaje się przy formularzach newsletterowych, gdzie pojedynczymi zapisami nikt nie musi zajmować się od ręki.

Double opt-in i kolejność kroków

W formularzu możesz włączyć double opt-in, czyli weryfikację adresu e-mail. Po wysłaniu formularza najpierw przychodzi e-mail weryfikacyjny z jednym jedynym linkiem i dopiero po kliknięciu kontakt trafia do bazy. Chroni cię to przed literówkami i przed adresami, które w ogóle nie istnieją.

Pamiętaj, że e-mail weryfikacyjny i e-mail powitalny to dwie różne wiadomości. Weryfikacyjny zostaw jak najprostszy, bez obrazków i z jednym linkiem, aby trafił do głównej skrzynki. Całą resztę, podziękowanie, przedstawienie firmy i obiecany plik, zostaw e-mailowi powitalnemu z automatyzacji. W przeglądzie wypełnionych formularzy możesz dodatkowo sprawdzić, ile osób nie dokończyło weryfikacji.

Jak połączyć formularz z kolejnymi automatyzacjami

Tag przydzielony przez formularz to przepustka do całej reszty. Gdy użyjesz go jako warunku wyboru odbiorców w serii e-maili, do nowego kontaktu automatycznie zacznie wychodzić seria powitalna. Gdy dodasz go do tagów w kampanii urodzinowej, nowy kontakt trafi też do życzeń. A ponieważ tagi można dodawać i usuwać w dowolnym momencie, możesz przenosić całe grupy między automatyzacjami bez ingerencji w same kampanie.

Takiemu łączeniu w łańcuch warto poświęcić kilka minut na papierze. Narysuj sobie, co się stanie po wysłaniu formularza, co następuje po dwóch dniach, a co po tygodniu. Od razu zobaczysz, czy do kogoś nie idą dwie wiadomości naraz.

Ankieta daje ci coś, czego z e-maili nigdy nie wyczytasz. Nie tylko to, w co ktoś kliknął, ale co naprawdę myśli. Szkoda byłoby zostawić odpowiedzi w przeglądzie i czytać je raz na kwartał. Automatyzacja w ankiecie potrafi reagować na odpowiedzi od razu, podziękować, posegregować kontakty tagami albo powiadomić współpracownika, gdy pojawi się coś, co nie może czekać.

Ankieta musi być uruchomiona

Warunkiem automatyzacji w ankiecie jest to, że ankieta została uruchomiona, czyli rozdystrybuowana. Dopóki w kroku Dystrybucja nie przełączysz jej w stan „gotowa do użycia", żadna automatyzacja się nie uruchomi, bo nie ma na co reagować. Zestaw warunków przygotuj więc zanim roześlesz ankietę, nie dopiero potem.

Ustawienie wygląda tak samo jak przy formularzu: Dodaj nowy warunek, nazwa automatyzacji, Uruchom gdy ankieta została wypełniona, Ustaw akcję i zaplanuj czas w minutach, godzinach lub dniach. Masz do dyspozycji te same trzy akcje, czyli dodanie tagu, wysłanie e-maila i wysłanie powiadomienia.

Podziękowanie za wypełnienie

Najprostszą i najbardziej użyteczną automatyzacją jest podziękowanie. Ktoś właśnie poświęcił ci kilka minut swojego czasu, więc przypomnij o sobie od razu, póki to pamięta. E-mail przygotowujesz w e-mailach transakcyjnych, a w automatyzacji wybierasz go jako akcję.

Do podziękowania należą dwie rzeczy. Krótkie podsumowanie, do czego wykorzystasz odpowiedzi, i informacja, kiedy odezwiesz się ponownie. Jeśli obiecasz, że wyślesz wyniki, naprawdę je wyślij. Ludzie, którzy raz wypełnili ankietę i zobaczyli z tego efekt, wypełnią ci także następną.

Tag według konkretnej odpowiedzi

Najmocniejszym zastosowaniem automatyzacji w ankiecie jest segregowanie. Kontakt możesz oznaczyć tagiem według tego, jak odpowiedział na konkretne pytanie. Pytasz, jaki obszar kogoś interesuje, i według jego wyboru przydzielasz mu odpowiedni tag. Baza segmentuje się w ten sposób sama, a ty wysyłasz potem kampanie tylko do tych, których temat naprawdę interesuje.

Tak powstały tag przydaje się też gdzie indziej. Możesz go użyć przy wyborze odbiorców serii e-maili, dodać do tagów w kampanii urodzinowej albo filtrować według niego kontakty przy zwykłej wysyłce. Odpowiedź z ankiety zamienia się w ten sposób w trwałą informację, z którą dalej pracujesz.

Kilka wskazówek, aby miało to sens:

• Oznaczaj tagiem tylko te odpowiedzi, według których naprawdę będziesz komunikować się inaczej. Reszta wystarczy w statystykach.
• Trzymaj się jednolitego nazewnictwa, na przykład „Ankieta 2026 zainteresowanie transport". Po roku i kilku ankietach inaczej się w tym pogubisz.
• Pamiętaj, że kontakty wypełniające ankietę przez publiczny link są anonimowe. Tag przydzielisz tylko temu, kogo Quanda zna, czyli zwykle odbiorcy e-mailowego zaproszenia.

Powiadomienie, gdy odpowiedź jest ważna

Trzecia akcja to powiadomienie dla ciebie lub współpracownika. Używaj jej wszędzie tam, gdzie odpowiedź wymaga reakcji człowieka. Niska ocena zadowolenia, opisany problem z dostawą, zainteresowanie ofertą. Powiadomienie da ci znać w ciągu chwili i zdążysz zadzwonić, zanim klient poskarży się gdzie indziej.

Ustaw powiadomienia naprawdę tylko na to, co istotne. Gdy e-mail będzie przychodził po każdym wypełnieniu, za tydzień przestaniesz je czytać.

Zaproszenie, które wysyła się samo

Automatyzację da się też odwrócić: nie musisz reagować na wypełnioną ankietę, możesz ją od razu rozsyłać. W automatyzacji ustawiasz warunek według zdarzenia przy kontakcie, a jako akcję wybierasz wysłanie e-maila transakcyjnego z linkiem do ankiety. Opóźnienie dobierz do sytuacji, po doręczeniu towaru dzień lub dwa, po rozwiązanym zgłoszeniu w dziale wsparcia do dwudziestu czterech godzin, po szkoleniu spokojnie tego samego dnia. Pytasz wtedy zawsze tak samo i nikt ci nie umknie.

Największy zarzut wobec automatyzacji brzmi: „będzie to brzmiało sztucznie". To uzasadniona obawa. Automat, który wysyła bezosobowe wiadomości z adresu noreply, rzeczywiście nie zbuduje relacji. Dobra wiadomość jest taka, że za odhumanizowaniem nie stoi sama automatyzacja, tylko sposób, w jaki ją ustawisz. W ostatniej lekcji przejdziemy przez cztery dźwignie, dzięki którym utrzymasz automatyczną komunikację po ludzku.

Zwrot do odbiorcy, który pasuje

Quanda potrafi wstawić do e-maila personalizację, czyli znacznik w podwójnych nawiasach klamrowych, który przy wysyłce zostanie zastąpiony prawdziwą informacją o odbiorcy. Do wyboru masz pełny zwrot z przedrostkiem, na przykład „Szanowna Pani" połączone z nazwiskiem albo „Dzień dobry" połączone z imieniem, a także samo imię lub nazwisko odmienione w wołaczu.

Personalizację wstawisz, klikając w pole tekstowe i wybierając Personalizacja w menu nad nim. Znacznik możesz skopiować także do tematu e-maila. I śmiało uzupełnij go własnym tekstem, na przykład „Miłego czwartku, Aniu". Warunkiem jest, że masz przy kontaktach wypełnione imiona. Jeśli ich nie masz, uzupełnij je przy imporcie, gdzie Quanda potrafi utworzyć zwrot w wołaczu.

Nadawcą niech będzie konkretny człowiek

Automatyczne życzenia i serie mogą wychodzić w imieniu osoby, która opiekuje się kontaktem. Służy do tego opcja automatycznego ustawienia nadawcy. Quanda wybiera wtedy nadawcę w tej kolejności: właściciel kontaktu, a jeśli nie jest przy kontakcie zapisany, właściciel firmy, a gdy brakuje i jego, menedżer kampanii wybrany na stronie Ustawienia.

Właściciela kontaktu najpierw zakładasz jako użytkownika w Quandzie, a potem przypisujesz go do kontaktów importem, przez kolumnę „Właściciel kontaktu" z jego adresem e-mail. W jednej kampanii może więc być nawet kilku różnych nadawców, a klient dostanie wiadomość od handlowca, z którym już rozmawiał. Pamiętaj, że nadawca musi mieć zweryfikowany adres e-mail i zweryfikowaną domenę wysyłkową, inaczej wysyłka jest ograniczona.

Według tej samej logiki ustaw też adres do odpowiedzi. Automatyczny e-mail, na który nie da się odpowiedzieć, to zmarnowana okazja. Ktoś naprawdę musi zaglądać do odpowiedzi.

Pilnuj, ile e-maili dostaje kontakt

Osobiste podejście to nie tylko zwrot do odbiorcy, to przede wszystkim ilość. Poszczególne automatyzacje nic o sobie nawzajem nie wiedzą. Nowy kontakt z formularza może w ciągu jednego tygodnia dostać e-mail powitalny, pierwszy odcinek serii, podziękowanie za ankietę i życzenia urodzinowe, choć wcale tego nie planujesz.

Przejrzyj więc wszystkie działające automatyzacje naraz i wypisz sobie, co do kogo wychodzi i w jakich odstępach. Tam, gdzie wiadomości się spotykają, wydłuż czasy albo usuń którąś akcję. Pomoże też zasada, że z jednym kontaktem w ciągu jednego dnia rozmawia tylko jedna automatyzacja.

Pisz automat jak człowiek

Automatyczną wiadomość poznaje się po języku, nie po technologii. Unikaj sformułowań typu „Twoje zgłoszenie zostało zarejestrowane". Pisz tak, jak pisze się do jednej konkretnej osoby: co się właśnie stało, co będzie dalej i do kogo można się zwrócić. Podpisz się imieniem, nie nazwą działu.

Przed uruchomieniem wyślij sobie całą sekwencję jako e-maile testowe i przeczytaj je po kolei, w takiej kolejności, w jakiej dostanie je klient. Sprawdź wygląd, obrazki i wszystkie linki, także na telefonie. W e-mailu testowym zamiast zwrotu do odbiorcy pojawi się znacznik personalizacji, a link do wypisania się jest celowo wyłączony, więc się tym nie przejmuj.

Raz na kwartał przegląd

Automatyzacja to nie „ustaw i zapomnij". Raz na kwartał otwórz statystyki swoich automatycznych kampanii i spójrz na dostarczalność, otwarcia i kliknięcia. Zwracaj uwagę także na liczbę wypisów, bo to właśnie najszybszy sygnał, że wiadomości przychodzi zbyt dużo.

Przy okazji przeczytaj teksty, które działają najdłużej. Oferta się zmienia, cennik się zmienia, współpracownicy odchodzą. E-mail napisany dwa lata temu może witać nowych klientów w firmie, która od dawna wygląda inaczej.