Większość nieudanych importów nie rozbija się o Quandę, tylko o plik źródłowy. Poprzestawiane kolumny, data w złym formacie, rozsypane znaki diakrytyczne. Gdy przygotujesz dane porządnie, sam import to kwestia kilku minut i nie musisz potem niczego doszukiwać ani poprawiać ręcznie. W tej lekcji przejdziemy przez to, jak przenieść kontakty z Twojego systemu do pliku, z którym Quanda sobie poradzi.
Skąd wziąć dane
Niezależnie od tego, czy prowadzisz kontakty w CRM, Outlooku, programie księgowym czy w sklepie internetowym, praktycznie każde takie narzędzie potrafi wyeksportować dane do pliku z rozszerzeniem xlsx lub csv. Oba formaty Quanda przyjmuje.
Plik xlsx otworzysz w Excelu od razu. Z csv nie jest tak prosto. Gdy tylko klikniesz go dwukrotnie, zawartość często ląduje w jednej kolumnie i jest nieczytelna. Excel ma na to własną procedurę. Otwórz pusty arkusz, w górnym menu wybierz „Dane", znajdź sekcję „Pobieranie i przekształcanie danych", a w niej pozycję „Z pliku tekstowego/CSV". Wskaż pobrany plik, potwierdź, że chodzi o plik z separatorami, jako kodowanie wybierz UTF 8, a jako separator przecinek. Teraz dane powinny być ułożone równo w kolumnach.
Jedna informacja, jedna kolumna
Podstawowa zasada przygotowania brzmi: każda informacja ma własną kolumnę. Imię osobno, nazwisko osobno, e-mail osobno. Sklejona komórka typu „Piotr Nowak, Kraków" zepsuje Ci import, bo nie da się jej dopasować do żadnego pola w Quandzie.
Zalecamy przygotować przynajmniej te kolumny:
- Imię.
- Nazwisko.
- E-mail.
- Telefon.
- Etykiety kontaktów.
Do kolumny z etykietami trafiają grupy, do których przypiszesz kontakt. Jeśli ma należeć do kilku grup, wpisz etykiety do jednej komórki i oddziel je przecinkami. Quanda założy je przy imporcie i przypisze kontaktom. Uwaga, w etykietach rozróżniane są spacje, małe i wielkie litery oraz znaki diakrytyczne. „Nowości" i „nowości" to dwie różne etykiety.
Formaty, które mają znaczenie
Niektóre pola mają ściśle określony format i gdy go nie zachowasz, wiersz wyląduje wśród błędów:
- Płeć. Quanda rozpoznaje wartości muž/žena, male/female lub man/woman. Płeć będzie Ci potrzebna do zwrotu grzecznościowego z nazwiskiem w wołaczu.
- Data. Obsługiwane formaty to 01.01.2019 lub 1.1.2019. Jeśli Excel pokazuje coś innego, zaznacz całą kolumnę i zmień format komórek na datę.
- Właściciel kontaktu. Tu należy wpisać e-mail użytkownika Quandy, nie jego imię i nazwisko.
W pliku możesz też przygotować dane prawne zgodnie z RODO, czyli podstawę prawną przetwarzania danych osobowych, cel przetwarzania i jego ważność oraz zgodę na wysyłkę e-maili. Oszczędzisz sobie późniejszego ręcznego uzupełniania setek kontaktów.
Zapis pliku i kodowanie
Gotowy plik zapisz jako xlsx lub csv. Jeśli wybierasz csv, wskaż w Excelu ten wariant, który w nazwie lub opisie ma wartości tekstowe rozdzielane separatorami. Formatów csv dla „MS-DOS" lub „Macintosh" Quanda nie obsługuje.
Gdy w danych rozsypią się znaki diakrytyczne, winne bywa kodowanie. Najpierw sprawdź plik źródłowy, czy polskie znaki są w porządku już tam. Jeśli tak, zapisz plik jako csv w kodowaniu UTF 8. Gdy Twój program tego nie oferuje, otwórz csv w Notatniku, wybierz „Zapisz jako", wskaż kodowanie UTF 8 i zapisz. Import uruchom potem z tej poprawionej wersji.
Importem możesz kontakty w każdej chwili uzupełniać, poprawiać i rozszerzać o kolejne dane, więc pierwszy plik nie musi być doskonały. Im więcej pracy wykonasz jednak w Excelu, tym mniej zostanie jej w Quandzie.