Niezależnie od tego, czy prowadzisz swoje kontakty w CRM, Outlooku, programie księgowym czy w dowolnej innej aplikacji, większość tych narzędzi umożliwia eksport kontaktów do Excela, do pliku z rozszerzeniem „xlsx” albo do pliku tekstowego z rozszerzeniem „csv”.
Jeśli wyeksportowałeś swoje kontakty do pliku z rozszerzeniem „xlsx”, możesz otworzyć go od razu w Excelu, w którym pokażemy, jak przygotować kontakty do importu do Quandy.
Jeśli wyeksportowałeś plik do pliku tekstowego z rozszerzeniem „csv”, pokażemy, jak otworzyć go w Excelu. Być może próbowałeś już otworzyć ten plik od razu po eksporcie. Otworzy się on wprawdzie w Excelu, ale jego zawartość nie będzie rozłożona na kolumny i będzie wyglądać bardzo nieczytelnie. Dlatego Excel ma na otwieranie plików z rozszerzeniem „csv” własny sposób.
Jak postępować, gdy chcesz otworzyć plik z rozszerzeniem „csv” w Excelu. To tylko kilka kroków.
- Otwórz pusty arkusz w Excelu.
- W górnym menu kliknij pozycję „Dane”.
- W menu w kolejnym wierszu, zwykle zupełnie po lewej, znajdziesz sekcję „Pobieranie i przekształcanie danych”, a w niej „Z tekstu/CSV”. Różne wersje Excela mają to trochę inaczej, nazwy i położenie są jednak bardzo podobne.
- Wybierz „Z tekstu/CSV” i odszukaj pobrany plik.
- Kliknij przycisk importuj.
- Zależnie od wersji Excela, której właśnie używasz, dalsze kroki mogą się trochę różnić. Zasada jest jednak zawsze taka sama.
- Wybierz, że chodzi o plik z separatorami.
- Jeśli polskie znaki nie wyświetlają się poprawnie, wybierz kodowanie „UTF 8”.
- Jako separator wybierz przecinek i dokończ import.
W tym momencie powinieneś widzieć swoje dane w Excelu w poprawnej formie i w kolumnach. Jeśli Ci się to nie udaje, skontaktuj się z nami telefonicznie albo e-mailem na adres wsparcia.
Do późniejszego importu zalecamy zaimportować przynajmniej te podstawowe dane.
- Imię.
- Nazwisko.
- Telefon.
- E-mail.
- Etykieta.
Quanda używa do dzielenia kontaktów na grupy etykiet.
Przypisując etykietę, zaliczasz kontakt do określonej grupy. Etykiety kontaktów pomogą Ci sprawnie pracować z kontaktami w różnych miejscach Quandy. Służą na przykład do szybkiego wyboru odbiorców kampanii e-mailowej. Przemyśl wcześniej, jakie grupy kontaktów będą Ci potrzebne do dalszej komunikacji. Zalecamy podzielić kontakty na obecnych i potencjalnych klientów, bo te dwie grupy będą zwykle dostawać inne informacje. Możesz jednak utworzyć również kolejne etykiety, dzięki którym podzielisz kontakty także na inne grupy. Na przykład według kategorii produktów, miejsca zakupu, sposobu zakupu, sposobu, w jaki korzystają z Twojego produktu, relacji z Twoją firmą, ich wpływu na zamknięcie sprzedaży i tak dalej.
Dla każdej grupy utworzonej za pomocą etykiety warto przygotować plan, co i kiedy będziesz do niej wysyłać. Tak, żeby kontakty należące do konkretnej grupy dostawały regularnie właściwe informacje.
To targetowanie będzie bardzo mocno wpływać na wyniki Twoich kampanii e-mailowych. Dlatego zalecamy poświęcić temu podziałowi szczególną uwagę i zrobić go naprawdę starannie.
Nie przesadzaj jednak z liczbą grup. Ważne, żebyś potem wyrobił się z tworzeniem e-maili dla poszczególnych grup zgodnie ze swoim planem i był ze wszystkimi kontaktami w regularnej komunikacji.
Na „Etykiety kontaktów” utwórz w Excelu osobną kolumnę. Jeśli potrzebujesz zaliczyć jeden kontakt do kilku grup naraz, wpisz poszczególne etykiety w jednej kolumnie, w jednej komórce, i oddziel je przecinkiem. Quanda utworzy te etykiety przy imporcie i automatycznie przypisze je kontaktom. Jeśli chcesz zaliczyć kontakty do tej samej grupy, wybierz zawsze tę samą etykietę. Przy tworzeniu etykiet rozróżniane są spacje, małe i wielkie litery oraz polskie znaki.
Quanda umożliwia korzystanie z całego szeregu automatyzacji, które mogą tworzyć zwrot grzecznościowy z nazwiska albo imienia w wołaczu, określać płeć, uzupełniać datę imienin, wypełniać pola własne, dodawać lub usuwać etykiety kontaktów albo wysyłać e-maile. Automatyzacje te mogą się uruchamiać bezpośrednio przy tworzeniu nowych kontaktów albo przy edycji kontaktów, które masz już zapisane w Quandzie. Znajdziesz je w górnym menu w części Kontakty / Automatyzacje.
Automatyzacje kontaktów nie są dostępne we wszystkich taryfach. Zajrzyj na stronę z cennikiem, gdzie podane jest, które taryfy zawierają te automatyzacje i w jakim zakresie.
Gdy masz przygotowane wszystkie dane, które chcesz zaimportować, zapisz plik. Przy zapisie wybierz typ pliku „xlsx” albo „csv”.
Jeśli zapisujesz plik z rozszerzeniem „csv”, Excel (zależnie od wersji) proponuje kilka wariantów zapisu pliku „csv”. Wybieraj zawsze ten, który w nazwie albo opisie zawiera wartości tekstowe z separatorami. Nie używaj „csv” dla „MS-DOS” ani „Macintosh”, bo tych formatów Quanda nie obsługuje.
Importem kontaktów możesz też kiedykolwiek później uzupełniać, poprawiać albo dodawać kolejne kontakty czy dane.
Quanda jest też w pełni przygotowana do przechowywania wszystkich danych wymaganych z punktu widzenia RODO. Za pomocą importu możesz więc zaimportować także podstawę prawną przetwarzania danych osobowych, cel przetwarzania danych osobowych i jego ważność oraz ustawić zgodę na wysyłanie e-maili.
Masz pytania? Chętnie na nie odpowiemy. Wystarczy skontaktować się z naszym wsparciem klienta pod nr tel. +48 886 080 501, e-mail: support@onquanda.com.
Aktualizacja 5.5.2021